Secrétaire administratif / Secrétaire administrative de collectivité territoriale

Présentation du métier

Le secrétaire administratif de collectivité territoriale assure la gestion administrative, organisationnelle et réglementaire d'une structure publique locale (mairie, département, région, établissement public territorial). \nAssure le traitement, le suivi et le classement des dossiers administratifs\nRédige les courriers, comptes rendus, arrêtés et actes administratifs\nOrganise les réunions, commissions et instances délibératives (convocations, ordres du jour, procès-verbaux)\nAccueille et informe les usagers ainsi que les partenaires institutionnels\nContrôle la conformité des documents et veille au respect des procédures réglementaires

Accès au métier

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine administratif.\nIl est généralement exercé après la réussite à un concours de la fonction publique territoriale, notamment celui de rédacteur territorial ou d'adjoint administratif principal.

Compétences mobilisées

• Corriger et mettre en forme un document
• Utiliser les outils numériques
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Classer des documents
• Assurer la confidentialité des données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Organiser un rétroplanning
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Utiliser une messagerie sécurisée

Savoirs utiles

• Utilisation de logiciels spécialisés
• Bureautique et outils collaboratifs
• Guide des bonnes pratiques de l'organisation
• Rédaction d'écrits professionnels
• Méthode de classement et d'archivage
• Normes rédactionnelles
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Gestion des réservations de salles de réunion
• Techniques de numérisation
• Environnement administratif, institutionnel et politique

Appellations proches